De cli\u00ebnten, naasten en andere externe relaties<\/strong><\/p>\n<\/div> Privacy reglement cli\u00ebnten, naasten en andere externe relaties van Vrijwilligers Palliatieve Terminale Zorg Zuidoost Friesland\/ VPTZ Zuidoost Friesland<\/strong><\/p>\n VPTZ Zuidoost Friesland hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar cli\u00ebnten, vrijwilligers personeel en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd in lijn met de relevante wetgeving in het kader van de bescherming van persoonsgegevens. 1. Begripsbepalingen<\/strong><\/p>\n In dit reglement wordt verstaan onder:<\/p>\n 2. Aard en doel van de verwerking van de persoonsgegevens<\/strong><\/p>\n De organisatie verwerkt persoonsgegevens van cli\u00ebnten en diens naasten met als doel het mogelijk maken van vrijwillige palliatieve terminale zorg aan cli\u00ebnten in de laatste levensfase en hun naasten. Daarnaast worden gegevens vastgelegd om te kunnen voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen in het kader van deze activiteiten. Gegevens van personen die via de website of telefonisch informatie aanvragen over de organisatie en haar activiteiten, worden vastgelegd om aan die informatieverstrekking te kunnen voldoen. 3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?<\/strong><\/p>\n De registratie van gegevens van cli\u00ebnten wordt gevoerd op naam van de cli\u00ebnt. Alleen persoonsgegevens die nodig zijn om goede vrijwillige palliatieve terminale zorg te kunnen verlenen worden verwerkt. De organisatie heeft in het \u2018register van verwerkersactiviteiten\u2019 vastgelegd welke gegevens dit kunnen zijn. Dit register is op te vragen bij de verantwoordelijke genoemd onder 4.<\/p>\n De persoonsgegevens worden door de cli\u00ebnt en\/of naasten zelf verstrekt tijdens een intakegesprek. Daarnaast kunnen gegevens verstrekt worden door andere zorgverleners, zoals de huisarts en de medewerkers van de thuiszorgorganisatie, echter dit gebeurt alleen als deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vrijwillige palliatieve terminale zorg. Van personen die informatie aanvragen bij de organisatie worden naam, adresgegevens, emailadres en telefoonnummer vastgelegd, maar alleen als deze gegevens nodig zijn voor die informatieverstrekking.<\/p>\n Van personen die nieuwsbrieven ontvangen wordt alleen de naam en het email-adres vastgelegd.<\/p>\n<\/div> 4. Verantwoordelijke van de gegevensverwerking<\/strong><\/p>\n De organisatie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. 5. Toegang tot de gegevens binnen de organisatie<\/strong><\/p>\n Het verwerken van persoonsgegevens is binnen de organisatie belegd bij de co\u00f6rdinatoren, die de dagelijks leiding over de activiteiten van de organisatie hebben. Zij hebben inzicht in alle vastgelegde informatie en kunnen dit ook aanpassen en wijzigen. 6. Verwerkers in opdracht van de organisatie<\/strong><\/p>\n De organisatie kan andere partijen inschakelen en die toegang verlenen tot persoonsgegevens met het doel de organisatie in haar activiteiten te ondersteunen. Als deze partijen hierbij ook persoonsgegevens verwerken, worden zij \u2018verwerkers\u2019 genoemd. In het geval van de organisatie is dit ondersteuning bij de werking van het softwarepakket waarin de gegevens van betrokkenen worden verwerkt. Verwerker heeft inzage in de gegevens op het moment dat er problemen zijn met het pakket. Deze verwerkers zullen in een verwerkersovereenkomst worden verplicht de AVG na te leven, waarbij nadrukkelijk wordt ge\u00ebist dat deze verwerkers zich maximaal inspannen de persoonsgegevens te beschermen.<\/p>\n<\/div> 7. Verstrekking van gegevens aan derden<\/strong><\/p>\n Gegevens van betrokkenen worden niet verstrekt aan derden als zij geen rol hebben bij de zorg van de cli\u00ebnt. Verstrekking van gegevens aan andere zorgverleners, zoals de thuiszorg en de huisarts, vindt plaats als dit in het belang is van de zorg aan de cli\u00ebnt. Betrokkenen worden hierover altijd ge\u00efnformeerd. 8. De rechten van betrokkenen<\/strong><\/p>\n Betrokkenen hebben op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. De organisatie handelt in lijn met deze wettelijke verplichting:<\/p>\n De organisatie heeft een intern proces opgesteld om deze verzoeken te behandelen. Ter verificatie vraagt de organisatie van betrokkenen een kopie van het identificatiebewijs, waarbij foto en BSN zijn afgeschermd.<\/p>\n<\/div> 9. Beveiligingsmaatregelen:<\/strong><\/p>\n De organisatie heeft alle technische en organisatorische maatregelen genomen die passend zijn om de geregistreerde persoonsgegevens te beveiligen. 10. Bewaartermijnen Waar geen wettelijke bewaartermijn van toepassing is, wordt het volgende gehanteerd:<\/p>\n 11. Wijzigingen<\/strong><\/p>\n De organisatie behoudt te allen tijde het recht om dit privacyreglement te wijzigen. Het geldende beleid wordt altijd gepubliceerd op de website van de organisatie.<\/p>\n<\/div>
\nIn dit privacyreglement staat beschreven hoe de organisatie gegevens van cli\u00ebnten, hun naasten en andere externe relaties registreert, verwerkt en bewaart.<\/p>\n<\/div>\n
\nDe organisatie legt namen en e-mailadressen vast voor het verzenden van nieuwsbrieven.
\nVoor het vastleggen van de gegevens wordt uitdrukkelijk toestemming gevraagd aan betrokkenen, tenzij verwerking nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.
\nIndien er sprake is van een schriftelijke overeenkomst tussen cli\u00ebnt en organisatie geldt deze als basis voor het vastleggen van persoonsgegevens.<\/p>\n<\/div>
\nNaast gegevens van de cli\u00ebnt kunnen (contact)gegevens van naasten geregistreerd worden. Ook deze worden door de cli\u00ebnt en\/of naaste zelf verstrekt.<\/p>\n
\nBinnen de organisatie is een medewerker aangewezen die contactpersoon is en beslissingsbevoegd ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens van cli\u00ebnten, naasten en andere externen. Voor het hospice is dit: mevrouw Sjoeke van der Meer algemeen co\u00f6rdinator tel. 06 13 59 93 31; coordinator@vptzzofriesland.nl
\nVoor de thuisinzetten is dit: co\u00f6rdinator Hiske Bekkema, tel. 06 43 56 97 70; thuis@vptzzofriesland.nl<\/p>\n<\/div>
\nVrijwilligers en andere zorgverleners hebben toegang tot alleen die gegevens die van belang zijn voor de vrijwillige palliatieve terminale zorg aan de betreffende cli\u00ebnt.
\nCo\u00f6rdinatoren en vrijwilligers hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van deze gegevens.
\nTijdens het verblijf in het hospice is een papieren dossier voorhanden met gegevens die relevant zijn voor de vrijwillige palliatieve terminale zorg. De zorgverleners van de cli\u00ebnt, betrokken vrijwilligers, de cli\u00ebnt zelf en\/of diens naasten hebben toegang tot dit dossier. Aan de cli\u00ebnt wordt hiervoor toestemming gevraagd. De wijze van bescherming van deze gegevens is vastgelegd binnen de organisatie en wordt besproken met de cli\u00ebnt en\/of naasten.<\/p>\n<\/div>
\nTen behoeve van onderzoek of statistiek kunnen desgevraagd aan derden geanonimiseerde persoonsgegevens worden verstrekt. Deze gegevens zijn nooit te herleiden naar een persoon.
\nEen maal per jaar worden deze geanonimiseerde gegevens verstrekt aan VPTZ Nederland, de koepelorganisatie voor organisaties in de vrijwillige palliatieve terminale zorg. Doel hiervan is het in kaart brengen van de ontwikkelingen rondom vrijwillige palliatieve terminale zorg in Nederland.
\nSlechts de verantwoordelijke functionaris genoemd onder 4. is bevoegd te beslissen over het verstrekken van geanonimiseerde gegevens aan derden<\/p>\n<\/div>\n
\nOrganisatorische maatregelen:<\/p>\n\n
\nDe organisatie houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen.<\/p>\n\n
\n